5 ieteikumi sastādot svarīgu vēstuli

5 ieteikumi sastādot svarīgu vēstuli

Autors

20/02/2015Internets

Ienīstu, kad sarunas laikā aizmirstu vārdus. Ir labi, ka elektroniskajā sarakstē, it īpaši e-pastā, šādu problēmu nav, savukārt, ir cita – kļūdas, kas tiek pieļautas reti, bet tās kļūst arvien svarīgākas. Pirms svarīga e-pasta izveidošanas atbildi sev uz pieciem jautājumiem – tas atspēlēsies pozitīvā veidā.
email
Dažreiz, kad rakstu vēstuli kādam svarīgam cilvēkam, es to vairākas reizes pārlasu. Es neko nevaru padarīt ar šo ieradumu, bet, iespējams, tas arī nav nekas slikts. Mans paņēmiens nav ļoti praktisks, bet ir viens efektīvs veids – uzdot sev dažus jautājumus un vēstulei “izskriet pāri ar acīm”.

1. Vai es pareizi uzrakstīju saņēmēja vārdu?

Saņēmēja laukā diez vai Tu nokļūdīsies, bet iesaku vēlreiz pārlasīt pašu vēstuli. Vai pareizi uzrunā cilvēku, kam raksti?

Šī ir visbanālākā kļūda, bet tā var maksāt dārgāk par pārējām. Diez vai cilvēks vēlēsies turpināt lasīt vēstuli, redzot, ka viņu nosauca citā vārdā, kuru nosūtītājs nav spējis pārbaudīt.

2. Vai sveināšana un atvadīšanās ir piemērota?

Uzrunājot, piemēram, Bērziņa k-gu ar vārdiem “hello” vai “čau” diez vai ir pieņemami. Ideālākais variants – izveidot standarta parakstu, to var izdarīt gandīz visos e-pasta servisos. Neitrāli un labi varianti ir: “Ar cieņu”, “Labu dienu vēlot” vai vienkārši Tava kontaktinformācija.

Dažreiz parakstu vajadzēs palabot. Piemēram, sūtot vēstuli draugam ar parakstu “Ar cieņu,” nav visai labi, tāpēc klasiskajam parakstam ir jābūt neitrālam.

3. Vai vēstules ideja ir ietilpusi 250-300 vārdos?

250-300 vārdi ir optimālākais e-pasta vēstules garums. Uzrakstot mazāk par 300 vārdiem, vari būt pārliecināts, ka Tavu vēstuli izlasīs nevis pašķirtīs garām.

4. Vai vēstulē ir bezjēdzīga informācija?

Visticamāk, ka tādu var atrast. Tieši tāpēs es pārlasu svarīgas vēstules vairākkārt. Dažus teikumus var saīsināt piecus vārdus aizvietojot ar vienu vai vienkārši lieko teikumu izdzēšot. Pacenties, lai vēstule atbildētu Subject‘am.

Nevajag pievienot nevajadzīgas atsauces un paskaidrojumus, neraksti tikai tāpēc, lai saņēmējs saprastu, cik nopietni esi piegājis šai lietai. Labāk padomā par saņēmēja laiku – viņš to novērtēs.

5. Vai es pats varētu pateikt sejā to, ko esmu uzrakstījis?

Viens no interneta-komunicēšanas trūkumiem mums visiem ir zināms – morāles un ētikas trūkums. Mēs nebaidāmies cilvēkam pateikt visu, ko par to domājam līdz momentam, kad satiekam klātienē.

Uzrakstot vēstuli padomā, vai tajā nav kas tāds, ko nevarētu pateikt cilvēkam sejā? Tās varētu būt baumas, apvainojumi, sarkasms vai ciniski jociņi. Nevienam nepatīk ciniķi, padomā par to.

“Kāpēc man šis viss ir vajadzīgs? Es vienkārši vēlos nosūtīt vēstuli!” – teiksi Tu un trāpīsi desmitniekā. Lielākajā daļā gadījumi šādi ieteikumi nav vajadzīgi. Tie noder tikai tad, kad raksti svarīgu vēstuli svarīgam cilvēkam. Tieši tad Tu arī atcerēsies, ka vajadzētu pārbaudīt uzrakstīto vēlreiz… un tad vēlreiz… un vēl pēdējo reizi.






Komentāri

komentāri

sitemap